Deducir servicios especializados: requisitos SAT del REPSE (2026)

Pagaste el servicio, recibiste tu factura, la registraste en contabilidad y diste el gasto por deducido. Meses después, en una revisión, el SAT te informa que ese gasto no es deducible y que el IVA que acreditaste tampoco procede. El servicio existió, el dinero salió de tu cuenta y el CFDI está timbrado, pero nada de eso basta: desde la reforma de subcontratación, para deducir un servicio con personal de un tercero necesitas mucho más que la factura. Necesitas evidencia de que tu proveedor cumplió con sus obligaciones laborales y fiscales, y de que tú la recabaste antes de deducir.

Esta guía explica qué documentos debes obtener de tu proveedor de servicios especializados para que el gasto sea deducible en el ISR y el IVA sea acreditable, cuál es la diferencia entre lo que pide la Ley del ISR y lo que pide la Ley del IVA, qué conviene conservar aunque la ley no lo exija, y qué pasa —para ti y para tu proveedor— cuando esa documentación no llega. La lógica de fondo es sencilla: Hacienda condicionó el beneficio fiscal a que tú demuestres que el proveedor está en regla, para que la subcontratación no se use para bajar impuestos mientras el trabajador queda sin seguridad social.

Es contenido de orientación práctica para compras, cuentas por pagar y contabilidad, no un sustituto de la asesoría de tu contador. También vas a encontrar una tabla que resume qué documento sirve para qué (ISR, IVA o ambos) y con qué periodicidad pedirlo, un esquema de control mensual, los errores más comunes que dejan un gasto sin deducir, y las preguntas que conviene hacerle al proveedor y a tu contador antes de firmar.

La regla de fondo: solo lo ajeno a tu giro es deducible

Antes de hablar de documentos, hay una condición previa que decide si el gasto puede siquiera aspirar a ser deducible. Desde el 1 de septiembre de 2021, la ley distingue entre dos cosas que en la práctica se parecen pero fiscalmente son opuestas: la subcontratación de personal (prohibida como regla general) y la prestación de servicios especializados (permitida y deducible, si se cumplen requisitos). La frontera entre una y otra es tu propio giro.

La regla, tal como la fijó la reforma, es que no tienen efectos de deducción ni de acreditamiento los pagos por poner a disposición trabajadores para desempeñar actividades relacionadas con el objeto social o con la actividad económica preponderante del contratante. Dicho en corto: no puedes deducir que alguien te preste personal para hacer justo aquello a lo que se dedica tu empresa. Lo que sí puedes deducir son servicios especializados ajenos a tu giro principal —limpieza, mantenimiento, jardinería, vigilancia, comedores industriales— siempre que el proveedor esté registrado en el REPSE precisamente por esa actividad. Si la diferencia entre subcontratación y servicio especializado todavía te resulta borrosa, está desarrollada a detalle en outsourcing vs. servicios especializados.

El objeto social es lo que dicen tus estatutos que hace tu empresa; la actividad preponderante es la que genera la mayor parte de tus ingresos, la que declaras ante el SAT. Un despacho contable no puede deducir la subcontratación de contadores, pero sí la de limpieza; una manufactura no puede deducir personal de línea de producción prestado, pero sí el mantenimiento de sus jardines o la vigilancia de la planta. Ese análisis es lo primero que hay que resolver, porque ningún papel salva a un gasto que, por su naturaleza, cae en la actividad prohibida.

Requisitos para deducir en ISR (art. 27, fracción V, LISR)

Una vez resuelto que el servicio es genuinamente especializado y ajeno a tu giro, la Ley del ISR te exige, como contratante, reunir una carpeta específica de documentos por cada proveedor y cada periodo. No es opcional ni es "buena práctica": es el requisito expreso para que el gasto sea deducible. Debes recabar y conservar lo siguiente:

• Verificar que el proveedor cuente con el registro REPSE vigente ante la Secretaría del Trabajo (STPS), y que ese registro ampare justamente la actividad que le contrataste. El registro se renueva cada 3 años, así que "tenía REPSE cuando firmamos" no basta: hay que confirmarlo periódicamente. El paso a paso está en cómo verificar el REPSE de un proveedor.
• Copia de los CFDI de nómina de los trabajadores que efectivamente prestaron el servicio en tus instalaciones durante el periodo facturado.
• Copia del recibo bancario (o comprobante) del entero de las retenciones de ISR de esos trabajadores, es decir, la prueba de que el proveedor retuvo y pagó al fisco el ISR de su personal.
• Copia del pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS correspondientes a ese personal.
• Copia del pago de las aportaciones al INFONAVIT del mismo personal.

Fíjate en el patrón: no basta con que el proveedor exista y te facture; tienes que demostrar que su personal está dado de alta y que sobre él se pagan impuestos y seguridad social. La factura prueba que hubo un servicio; estos documentos prueban que no escondió trabajo informal. Sin ellos, el gasto no es deducible aunque sea real y esté pagado.

Requisitos adicionales para acreditar el IVA (art. 5, fracción II, LIVA)

Aquí es donde muchas empresas tropiezan: creen que la carpeta de ISR alcanza para todo. No es así. Para acreditar el IVA que te trasladó el proveedor, la Ley del IVA pide todo lo anterior y además un documento que la Ley del ISR no exige. La diferencia es fina pero decisiva:

• Todo lo que ya se pide para el ISR: REPSE vigente por la actividad contratada, CFDI de nómina del personal, comprobante del entero de las retenciones de ISR, y comprobantes del pago de cuotas al IMSS y de aportaciones al INFONAVIT.
• Además: copia de la declaración del IVA y del acuse (recibo) de pago del IVA correspondiente a la contraprestación que te facturó el proveedor.

La diferencia clave, en una frase: para el ISR basta el comprobante de pago de las obligaciones; para el IVA, además, se pide la declaración y el recibo de pago del IVA de la operación. Es decir, el legislador quiso que, para acreditar el IVA, demuestres que ese mismo IVA que vas a acreditar el proveedor efectivamente lo declaró y lo pagó. Es una simetría deliberada: no acreditas un IVA que el otro lado no enteró. Por eso, aunque tengas impecable la carpeta de ISR, si te falta la declaración y el acuse de pago del IVA del proveedor, el acreditamiento de ese IVA queda en el aire.

Qué documento sirve para qué, y cada cuánto pedirlo

Esta tabla resume la carpeta completa. La columna "ISR / IVA" indica para qué efecto es indispensable cada documento —hay documentos que sirven para ambos y otros que la Ley del IVA suma por su cuenta— y la última columna sugiere con qué periodicidad conviene solicitarlo, ligándolo casi siempre al ciclo mensual de facturación y pago.

Documentos que conviene conservar aunque no sean obligatorios

Además de la carpeta que la ley exige de forma expresa, hay evidencia que no siempre se enumera artículo por artículo pero que, en la práctica, es la que sostiene tu posición si el SAT, el IMSS o el INFONAVIT revisan la relación. Conservarla es parte de una diligencia debida razonable y te da margen para defender la deducción sin depender de que el proveedor te reenvíe todo a última hora:

• La constancia o aviso de registro REPSE con su folio, guardada junto con la captura o el acuse de la consulta al padrón público en la fecha en que verificaste la vigencia.
• Las opiniones de cumplimiento positivas del proveedor ante el SAT, el IMSS y el INFONAVIT, que resumen si está al corriente de sus obligaciones. Qué son y cómo leerlas está en opinión de cumplimiento SAT e IMSS.
• Los acuses de los movimientos afiliatorios del personal ante el IMSS: altas, bajas y modificaciones de salario del personal asignado a tu contrato, que amarran el CFDI de nómina con una afiliación real.
• El contrato de prestación de servicios que contenga el número de registro REPSE del proveedor y la actividad exacta registrada, de modo que el documento base de la relación ya deje constancia de que contrataste un servicio especializado y no personal para tu giro.
• Cuando apliquen, las declaraciones informativas cuatrimestrales del proveedor (ICSOE ante el IMSS y SISUB ante el INFONAVIT), que refuerzan que reporta la subcontratación de servicios especializados como corresponde. El detalle está en ICSOE y SISUB: declaraciones cuatrimestrales del REPSE.

Piensa en esta segunda capa como el respaldo de tu respaldo: la carpeta obligatoria demuestra el cumplimiento periodo a periodo, mientras que estos documentos demuestran que verificaste al proveedor y documentaste esa verificación. Si algún periodo tiene un hueco, el contrato con folio REPSE, las opiniones de cumplimiento y los acuses afiliatorios ayudan a mostrar que actuaste de buena fe y con control.

Qué pasa si no cumples

Las consecuencias de no reunir esta documentación no son un simple señalamiento: golpean directo tu resultado fiscal y pueden extenderse a obligaciones laborales que creías ajenas. Conviene tenerlas claras porque cambian por completo el cálculo de qué tan "barato" fue contratar a un proveedor que no entrega papeles.

• Si el proveedor no tiene REPSE vigente por la actividad contratada, el gasto no es deducible para el ISR. Da igual que el servicio sea real y esté pagado: la deducción se pierde y el efecto es que pagas ISR sobre una base más alta.
• En ese mismo supuesto, el IVA que te trasladó tampoco es acreditable, así que ese IVA se convierte en costo puro y encarece el servicio en la proporción correspondiente.
• Puedes volverte responsable solidario por obligaciones del proveedor: en el plano laboral y de seguridad social, respecto del personal que ejecutó el servicio, conforme al artículo 14 de la Ley Federal del Trabajo; y en el plano fiscal, respecto de contribuciones que el proveedor debió enterar y no enteró. Es el terreno de la responsabilidad solidaria: la deuda del proveedor puede terminar tocándote a ti.
• Aunque la falta de un documento de un periodo sea puntual, deja ese periodo expuesto a rechazo en una revisión; el criterio del SAT es documental, no de "buena intención".

En otras palabras, contratar a quien no entrega la carpeta rara vez sale barato: lo que ahorras en tarifa lo puedes perder en ISR no deducible, IVA no acreditable y, en el peor caso, en obligaciones laborales heredadas. La verificación documental no es burocracia: es la diferencia entre un gasto que reduce tu impuesto y uno que te lo aumenta.

Multas por no entregar documentación

La ley no solo te castiga a ti por no tener los documentos; también sanciona al proveedor que no te los entrega. Este punto es una palanca de negociación poderosa, porque significa que exigir la carpeta no es un capricho tuyo: es algo que la ley también le impone a él bajo multa.

Conforme al tercer párrafo del artículo 27, fracción V de la LISR y al segundo párrafo del artículo 5, fracción II de la LIVA, el contratista que no entregue al contratante la información y documentación referida se hace acreedor a una multa por cada documento no entregado, con fundamento en los artículos 81, fracción XLV, y 82, fracción XLI del Código Fiscal de la Federación. El rango oficial de esa multa es de aproximadamente $173,610 a $347,220 pesos por cada documento que deje de entregar.

No confundas esta multa con las sanciones por operar sin registro. La que acabas de leer es específica por no entregar la documentación fiscal al contratante; las sanciones por prestar servicios especializados sin estar inscrito en el padrón son otras y se calculan en UMA, explicadas en multas REPSE: cuánto cuestan las sanciones. Un proveedor descuidado puede acumular ambas.

Cómo montar un control mensual

La forma más segura de no perder deducciones es dejar de tratar la carpeta como una recolección anual de emergencia y convertirla en un proceso mensual, atado al ciclo de pago. La idea rectora es simple y muy efectiva: no se autoriza el pago ni se acepta la siguiente factura de un proveedor hasta que entregó los comprobantes del periodo anterior. Así, el propio flujo de dinero se vuelve el mecanismo que fuerza el cumplimiento.

• Arma un checklist por proveedor y por periodo con las seis casillas de la tabla (REPSE, CFDI de nómina, entero de retenciones de ISR, IMSS, INFONAVIT y —para IVA— declaración y pago del IVA).
• Condiciona la aceptación de la factura y la liberación del pago a que las casillas del periodo previo estén completas; deja esta condición escrita en el contrato para que no sea una petición "de favor".
• Asigna un responsable claro en cuentas por pagar o compras que valide la carpeta antes de programar cada pago, con una fecha de corte que contemple el desfase de las declaraciones (IVA y retenciones mensuales, IMSS mensual, INFONAVIT bimestral).
• Verifica el registro REPSE en el padrón público al menos una vez al año —y siempre antes de renovar el contrato—, no solo la primera vez; guarda el acuse o la captura de cada consulta con su fecha.
• Solicita cada cierto tiempo las opiniones de cumplimiento positivas del SAT, el IMSS y el INFONAVIT como termómetro rápido de si el proveedor sigue al corriente.
• Archiva todo de forma ordenada por proveedor, año y mes (idealmente en digital y con nombres consistentes), de modo que ante una revisión puedas exhibir cualquier periodo en minutos y no reconstruir la carpeta a la carrera.
• Antes de dar de alta a un proveedor nuevo, cruza su expediente inicial con el checklist de 12 documentos para contratar, para arrancar la relación con la base completa.

Errores comunes

• Creer que la factura basta para deducir: el CFDI del servicio es necesario pero no suficiente; sin la carpeta de comprobantes laborales, el gasto no es deducible.
• Reunir solo lo del ISR y olvidar el requisito extra del IVA (copia de la declaración y del recibo de pago del IVA de la contraprestación), y acreditar así un IVA sin respaldo.
• Verificar el REPSE una sola vez al firmar y nunca más, cuando el registro se renueva cada 3 años y puede vencer a mitad de contrato.
• Confundir que el proveedor "tenga REPSE" con que lo tenga por la actividad correcta: el registro debe amparar justo el servicio que le contrataste.
• Contratar un servicio que en realidad corresponde a tu objeto social o actividad preponderante y pretender deducirlo como "especializado": ese gasto está excluido de raíz, sin importar cuántos papeles reúnas.
• Recolectar la documentación hasta el cierre anual, cuando el proveedor ya rotó personal o incluso terminó la relación, y ya no hay de dónde obtener los comprobantes de los primeros meses.
• Aceptar comprobantes globales o "resúmenes" que no permiten identificar al personal ni el periodo, en lugar de los documentos específicos que exige la ley.
• No dejar por escrito en el contrato la obligación del proveedor de entregar la carpeta y tu derecho a condicionar el pago a ello, perdiendo la palanca que la propia ley te da.

Preguntas para tu proveedor y para tu contador

Estas preguntas te ayudan a cerrar los dos frentes: confirmar que el proveedor puede sostener la deducción y confirmar con tu contador que el servicio califica y que tu control es suficiente. Muchas se responden con documentos, no con palabras.

• A tu proveedor: ¿cuál es tu número de registro REPSE vigente y para qué actividad específica está autorizado?
• A tu proveedor: ¿me entregas cada mes los CFDI de nómina, el entero de retenciones de ISR y los pagos de IMSS e INFONAVIT del personal asignado a mi contrato?
• A tu proveedor: ¿me das copia de tu declaración y del recibo de pago del IVA de la contraprestación de cada periodo, para que yo pueda acreditar ese IVA?
• A tu proveedor: ¿me compartes tus opiniones de cumplimiento positivas del SAT, el IMSS y el INFONAVIT, y los acuses de movimientos afiliatorios del personal?
• A tu proveedor: ¿aceptas que en el contrato quede que el pago se libera solo cuando la documentación del periodo anterior esté completa?
• A tu contador: ¿el servicio que voy a contratar es realmente ajeno a mi objeto social y a mi actividad preponderante, o cae en la actividad prohibida de subcontratar mi propio giro?
• A tu contador: ¿mi checklist mensual cubre todo lo que exigen el artículo 27-V de la LISR y el 5-II de la LIVA, incluyendo el requisito extra del IVA?
• A tu contador: si en una revisión falta un comprobante de algún periodo, ¿qué exposición tengo y cómo la corrijo o la subsano a tiempo?

Si quieres empezar por proveedores que ya operan con este estándar documental, el directorio de servicios reúne prestadores por categoría para que compares con la carpeta completa en mente desde el primer contacto.

Siguiente paso

Antes de contratar o renovar un servicio especializado, ten claro qué carpeta le vas a exigir al proveedor y cómo la vas a recolectar cada mes: es lo que convierte ese gasto en deducible y ese IVA en acreditable. Cuando tengas definido el alcance y quieras cotizar con proveedores que puedan sostener esa documentación, avanza a solicitar cotización y arranca la relación con el expediente completo desde el día uno.