Formato de bases de licitación privada para servicios de limpieza y mantenimiento (2026)
Este formato de bases de licitación privada te da una plantilla lista para adaptar cuando necesitas invitar a varios proveedores de limpieza o mantenimiento a cotizar bajo las mismas reglas. A diferencia de una ronda informal de cotizaciones por correo o WhatsApp, un documento de bases formaliza qué se pide, cómo se evalúa y en qué plazos, lo que hace que la comparación entre propuestas sea real y no una impresión subjetiva de quién se explicó mejor.
Si lo que necesitas es entender el proceso completo —cuándo conviene licitar, quién debería participar internamente, cómo hacer la visita de sitio y cómo adjudicar— revisa primero cómo hacer una licitación privada de limpieza y mantenimiento paso a paso, que es la guía conceptual complementaria a este formato. Aquí te damos el documento de bases en sí: la estructura y el texto modelo que puedes copiar, adaptar y enviar a tus proveedores preseleccionados.
Antes de usar este formato, preselecciona entre tres y cinco proveedores con REPSE vigente y opinión de cumplimiento positiva: las bases definen las reglas del juego, pero de nada sirven si invitas a participar a proveedores que de entrada no califican.
Índice del documento de bases
- 1. Datos del proceso
- 2. Objeto y alcance técnico
- 3. Requisitos de participación
- 4. Criterios de evaluación y matriz ponderada
- 5. Cronograma del proceso
- 6. Visita de sitio
- 7. Formato de propuesta técnica y económica
- 8. Confidencialidad y condiciones generales
1. Datos del proceso
Toda base debe abrir con la identificación básica del proceso: quién convoca, qué se licita, y a quién dirigirse con dudas. Sin esto, un proveedor no puede ni siquiera confirmar que está participando en el proceso correcto.
Modelo — Datos del proceso
BASES DE LICITACIÓN PRIVADA. Proceso No. [FOLIO INTERNO]. Convocante: [RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA]. Objeto: contratación del servicio de [limpieza / mantenimiento integral / limpieza y mantenimiento] para [DESCRIPCIÓN BREVE DEL INMUEBLE O SITIOS]. Área responsable del proceso: [FACILITIES / COMPRAS / ADMINISTRACIÓN]. Persona de contacto para dudas: [NOMBRE, CORREO, TELÉFONO]. Fecha de publicación de estas bases: [FECHA]. Fecha límite de recepción de propuestas: [FECHA Y HORA]. Vigencia mínima de la propuesta: [NÚMERO] días naturales a partir de la fecha límite de recepción.
2. Objeto y alcance técnico
Aquí se describe con precisión qué se va a contratar: metros cuadrados, tipo de espacio, frecuencia, horarios, personal esperado. Entre más ambigua sea esta sección, más difícil será comparar después, porque cada proveedor interpretará el alcance a su manera.
Modelo — Objeto y alcance técnico
OBJETO Y ALCANCE TÉCNICO. El Convocante requiere contratar el servicio de [tipo de servicio] para el/los inmueble(s) ubicado(s) en [DIRECCIÓN(ES)], con las siguientes características: superficie total aproximada de [M²] m²; tipo de espacio ([oficinas / planta industrial / áreas comunes / mixto]); frecuencia requerida ([diaria entre semana / diaria incluyendo fines de semana / por visitas semanales]); horario de cobertura ([TURNOS Y HORARIOS]); personal mínimo esperado en sitio ([NÚMERO] elementos por turno). El alcance detallado por área y actividad se describe en el Anexo Técnico que acompaña estas bases. Cualquier duda sobre el alcance deberá presentarse por escrito durante el periodo de preguntas y respuestas señalado en el cronograma.
Adjunta siempre un Anexo Técnico separado con el desglose área por área; sin ese anexo, esta sección queda incompleta y cada proveedor cotizará sobre supuestos distintos.
3. Requisitos de participación
Define qué documentos debe entregar cada proveedor para que su propuesta sea considerada. Poner esto como requisito de entrada —y no como trámite posterior a la adjudicación— evita invertir semanas evaluando a un proveedor que al final no puede firmar por no tener el registro que se necesitaba desde el principio.
Modelo — Requisitos de participación
REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN. Para que una propuesta sea considerada válida, el proveedor participante deberá entregar, junto con su propuesta técnica y económica: (a) constancia de registro vigente ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados (REPSE), específica para la actividad licitada; (b) opinión de cumplimiento positiva del Servicio de Administración Tributaria (SAT); (c) opinión de cumplimiento positiva del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS); (d) copia de su constancia de situación fiscal vigente; (e) copia del acta constitutiva y poder del representante legal que firma la propuesta; (f) al menos dos referencias comerciales verificables de contratos de tamaño y giro comparables al presente proceso; (g) copia de póliza de responsabilidad civil vigente con el monto de cobertura solicitado. El Convocante se reserva el derecho de descalificar cualquier propuesta que no acredite el cumplimiento íntegro de estos requisitos.
| Documento | Obligatorio / deseable | Dónde se valida |
|---|---|---|
| REPSE vigente (actividad coincidente) | Obligatorio | https://repse.stps.gob.mx |
| Opinión de cumplimiento SAT positiva | Obligatorio | Portal del SAT, folio verificable |
| Opinión de cumplimiento IMSS positiva | Obligatorio | Portal del IMSS, folio verificable |
| Constancia de situación fiscal | Obligatorio | Coincidencia con RFC declarado |
| Acta constitutiva y poder del representante | Obligatorio | Notaría emisora |
| Referencias comerciales verificables | Obligatorio (mínimo 2) | Contacto directo del Convocante |
| Póliza de responsabilidad civil vigente | Obligatorio | Aseguradora emisora |
Esta lista es un mínimo para el proceso de licitación; una vez adjudicado el contrato, sigue vigente el checklist completo de 12 documentos que debes mantener actualizado durante toda la relación, no solo al participar en la licitación.
4. Criterios de evaluación y matriz ponderada
Esta es la sección que más protege al proceso de decisiones arbitrarias: fija por escrito, antes de recibir una sola propuesta, qué se va a calificar y con qué peso. Publicar los mismos criterios a todos los participantes es lo que le da validez al proceso frente a cualquier cuestionamiento posterior, incluso en una licitación privada sin obligación legal de convocatoria abierta.
Modelo — Matriz de evaluación ponderada (debe sumar 100%)
| Criterio | Peso | Cómo se califica |
|---|---|---|
| Cumplimiento documental (REPSE, SAT, IMSS, póliza) | 20% | Cumple / no cumple; solo califican propuestas que cumplen al 100% este rubro |
| Precio total sobre alcance homologado | 30% | Calificación relativa: la propuesta más baja entre las que homologan el mismo alcance obtiene el máximo puntaje del rubro |
| Plan de trabajo y metodología | 20% | Claridad de frecuencias, supervisión propuesta, plan de arranque y transición |
| Experiencia y referencias verificables | 15% | Casos comprobables en inmuebles o industrias de tamaño y giro similar |
| Capacidad de respuesta y SLA propuesto | 10% | Tiempos de atención a incidencias, disponibilidad de personal de respaldo |
| Solvencia y capacidad de escalar | 5% | Tamaño de plantilla disponible, cartera de clientes activa |
Los pesos de esta matriz deben sumar exactamente 100% y quedar fijados por escrito antes de abrir la primera propuesta económica. Ajusta los porcentajes según tu prioridad real: si el cumplimiento normativo es innegociable para tu industria, puedes subir ese peso y bajar proporcionalmente el de precio, siempre que la suma final vuelva a cerrar en 100%.
Modelo de redacción de esta sección en las bases
CRITERIOS DE EVALUACIÓN. Las propuestas recibidas serán evaluadas conforme a la matriz de criterios y pesos señalada en el Anexo de Evaluación de estas bases, la cual asigna un porcentaje específico a cumplimiento documental, precio, plan de trabajo, experiencia, capacidad de respuesta y solvencia, sumando en conjunto el 100% de la calificación total. Únicamente serán calificadas en los rubros de precio, plan de trabajo, experiencia, capacidad de respuesta y solvencia aquellas propuestas que hayan acreditado el cumplimiento íntegro de los requisitos de participación señalados en la Sección 3 de estas bases. El Convocante se reserva el derecho de solicitar aclaraciones por escrito antes de emitir su fallo, sin que ello implique modificación de la propuesta económica original.
5. Cronograma del proceso
Un cronograma publicado por adelantado evita que el proceso se alargue de forma indefinida y da a todos los participantes la misma ventana de tiempo para preparar su propuesta.
| Etapa | Plazo sugerido |
|---|---|
| Publicación de bases | Día 0 |
| Visita de sitio obligatoria | Días 3 a 7 |
| Periodo de preguntas y respuestas por escrito | Días 7 a 10 |
| Fecha límite de recepción de propuestas | Día 14 a 18 |
| Evaluación con matriz ponderada | Días 18 a 24 |
| Notificación de fallo / adjudicación | Día 25 a 28 |
Modelo — Cronograma en el texto de las bases
CRONOGRAMA DEL PROCESO. Publicación de bases: [FECHA]. Visita de sitio obligatoria: [FECHA Y HORA ÚNICA PARA TODOS LOS PARTICIPANTES]. Periodo de preguntas y respuestas por escrito: del [FECHA] al [FECHA]; las respuestas del Convocante se compartirán por igual a todos los participantes registrados. Fecha límite de recepción de propuestas: [FECHA Y HORA]. Notificación de fallo: a más tardar el [FECHA]. Cualquier ajuste a este cronograma se notificará por escrito a todos los participantes con al menos [NÚMERO] días de anticipación a la fecha original.
6. Visita de sitio
La visita de sitio es lo que hace que las propuestas se basen en datos reales del inmueble, y no en supuestos genéricos. Hazla obligatoria y con fecha única para todos los participantes: así ningún proveedor tiene más tiempo de preparación que otro.
Modelo — Visita de sitio
VISITA DE SITIO. La visita de sitio es de carácter obligatorio para todos los proveedores que deseen participar en el presente proceso. Se llevará a cabo el [FECHA] a las [HORA] en punto de reunión en [DIRECCIÓN Y PUNTO DE ACCESO]. Cada proveedor deberá acreditar la asistencia de al menos una persona con capacidad para levantar información técnica del inmueble. El Convocante entregará, al término de la visita, una constancia de asistencia que deberá anexarse a la propuesta como requisito de validez. Ninguna propuesta será considerada si el proveedor no acredita haber asistido a la visita de sitio en la fecha señalada.
Trata como señal de alerta —no como ventaja de rapidez— a cualquier proveedor que entregue una propuesta detallada sin haber asistido a la visita de sitio obligatoria: suele significar que la cotización está armada con supuestos genéricos que después se traducen en cobros adicionales.
7. Formato de propuesta técnica y económica
Pedir que todas las propuestas lleguen en el mismo formato es lo que realmente permite compararlas con la matriz de evaluación: si cada proveedor entrega su propuesta con una estructura distinta, terminas comparando documentos que no son equivalentes entre sí.
Modelo — Formato de propuesta
FORMATO DE PROPUESTA. Cada proveedor deberá presentar su propuesta en dos sobres o archivos separados: Propuesta Técnica y Propuesta Económica. La Propuesta Técnica deberá incluir: (1) carta de presentación de la empresa; (2) plan de trabajo y metodología propuesta, incluyendo frecuencias, personal asignado y supervisión; (3) currículum de al menos dos proyectos comparables con datos de contacto verificables; (4) documentación de cumplimiento señalada en la Sección 3 de estas bases; (5) constancia de asistencia a la visita de sitio. La Propuesta Económica deberá incluir: (1) precio total desglosado por concepto (mano de obra, insumos, equipo, supervisión); (2) forma de pago propuesta; (3) vigencia de la propuesta económica, no menor a [NÚMERO] días naturales; (4) mecanismo de ajuste de precio ante incrementos de salario mínimo u otros factores relevantes durante la vigencia del eventual contrato.
8. Confidencialidad y condiciones generales
Cierra las bases con condiciones que protegen la integridad del proceso: confidencialidad de la información compartida, prohibición de colusión entre participantes y las facultades que el Convocante se reserva.
Modelo — Confidencialidad y condiciones generales
CONFIDENCIALIDAD Y CONDICIONES GENERALES. Toda la información técnica u operativa que el Convocante comparta con los participantes con motivo de este proceso tiene carácter confidencial y no podrá usarse para fines distintos a la elaboración de la propuesta. Los participantes declaran no haber celebrado ni celebrarán acuerdos con otros participantes para fijar precios o condiciones de manera colusoria. El Convocante se reserva el derecho de declarar desierto el proceso, de solicitar aclaraciones adicionales a cualquier participante, y de no adjudicar a la propuesta más económica si esta no cumple con los requisitos técnicos o documentales señalados en estas bases. La sola presentación de una propuesta implica la aceptación íntegra de estas bases por parte del participante.
Errores comunes al redactar bases de licitación
- Omitir la matriz de evaluación ponderada del documento de bases y decidir los criterios después de leer las propuestas: esto abre la puerta a que la adjudicación se justifique a modo, no de forma objetiva.
- No fijar una fecha única de visita de sitio, dejando que cada proveedor agende por separado: rompe la igualdad de condiciones y dificulta comparar el nivel de detalle real de cada propuesta.
- Pedir requisitos de participación como trámite posterior a la adjudicación en lugar de como filtro de entrada, descubriendo hasta el final que el ganador no tenía REPSE vigente.
- No pedir que la propuesta económica y técnica lleguen en el mismo formato, lo que obliga a comparar documentos con estructuras distintas.
- Dejar el peso de los criterios sin sumar exactamente 100%, o modificar los pesos después de recibir las propuestas para favorecer a un participante.
- No establecer vigencia mínima de la propuesta económica, exponiéndote a que el precio cotizado ya no sea válido para cuando termines de evaluar todas las propuestas.
Ejemplo práctico
Una cadena de sucursales comerciales con presencia en tres ciudades del Bajío usa este formato para licitar limpieza y mantenimiento menor de sus locales. En la Sección 1 fija como convocante a la razón social matriz y designa al gerente de facilities regional como responsable del proceso; en la Sección 4 sube el peso de "experiencia y referencias" a 20% porque necesita un proveedor con capacidad de cubrir varias ciudades a la vez, y compensa bajando el peso de precio a 25%. De cinco proveedores invitados, dos son descalificados en la Sección 3 por no acreditar REPSE vigente para la actividad de mantenimiento, y el proceso termina adjudicándose a la propuesta con mejor calificación ponderada, no a la más barata.
Un hospital privado en Guadalajara licita limpieza especializada de áreas críticas usando el mismo formato, pero ajusta la Sección 2 (objeto y alcance técnico) para especificar protocolos de bioseguridad y frecuencia reforzada en quirófanos, y añade en la Sección 3 el requisito de que el personal del proveedor cuente con capacitación específica en manejo de residuos biológico-infecciosos. La matriz de evaluación de la Sección 4 sube el peso de "plan de trabajo y metodología" a 30% precisamente por la sensibilidad del servicio, dejando el precio en un peso menor al estándar.
Preguntas que debes hacerle a tu proveedor durante el proceso
- ¿Puede acreditar su registro REPSE vigente específicamente para la actividad que estamos licitando?
- ¿Cuántos contratos de tamaño y giro similar al de esta licitación tiene actualmente en operación?
- ¿Quién de su equipo asistió a la visita de sitio, y qué rol tendrá esa persona si resultan adjudicados?
- ¿Su propuesta económica incluye mecanismo de ajuste de precio, o es un monto fijo durante toda la vigencia?
- ¿Pueden compartir al menos dos referencias que estemos en libertad de contactar directamente?
- ¿Qué capacidad tienen de escalar el servicio si el alcance crece durante la vigencia del contrato?
- ¿Cuál es su tiempo de respuesta comprometido ante una incidencia reportada fuera de horario laboral?
- ¿Están de acuerdo con que la adjudicación se decida bajo la matriz de evaluación ponderada publicada en las bases, y no solo por precio?
El formato de bases también se ajusta según la región. En Monterrey y otros polos industriales, es común pedir en la Sección 3 referencias de clientes del sector manufacturero específicamente. En CDMX, donde conviven administradores de inmuebles corporativos y facilities internos, la Sección 8 suele reforzarse con cláusulas de confidencialidad más estrictas por la sensibilidad de la información compartida en edificios multiempresa. En zonas turísticas como Cancún, conviene ajustar el cronograma de la Sección 5 para evitar procesos de adjudicación durante temporada alta, cuando los proveedores locales tienen menor disponibilidad de personal. En Querétaro, donde hay más oferta de proveedores industriales certificados, la matriz de la Sección 4 puede permitirse pesos más altos en cumplimiento documental sin sacrificar el número de participantes viables.
Siguiente paso
Redactar bien las bases resuelve la mitad del proceso; la otra mitad es tener suficientes proveedores verificados a quienes invitar. En ContrataBien te ayudamos a recibir propuestas ya homologadas de proveedores con REPSE y cumplimiento fiscal verificado, para que puedas concentrar tu tiempo en la matriz de evaluación y no en descartar participantes que nunca debieron calificar.
¿Una licitación privada necesita publicarse de forma abierta?
No. A diferencia de una licitación pública, en una privada tú defines a quién invitas y bajo qué reglas, sin obligación de convocatoria abierta ni de publicación en un diario oficial. Aun así, seguir una estructura formal de bases da validez y trazabilidad al proceso.
¿Puedo descalificar a un proveedor que no fue a la visita de sitio?
Sí, y es recomendable hacerlo si así quedó establecido en las bases como requisito obligatorio: una propuesta sin visita de sitio suele basarse en supuestos genéricos que generan cobros adicionales después de firmar.
¿Qué pasa si ningún proveedor cumple todos los requisitos de participación?
Las bases deben reservarte el derecho de declarar desierto el proceso. Es preferible relanzar la licitación con proveedores mejor preseleccionados que adjudicar a alguien que no cumple el mínimo documental.
¿Los pesos de la matriz de evaluación pueden cambiar durante el proceso?
No deberían. Fijar los pesos antes de recibir las propuestas y no modificarlos después es lo que le da objetividad e integridad al proceso frente a cualquier cuestionamiento posterior.
¿Cuántos proveedores conviene invitar a una licitación privada?
Entre tres y cinco proveedores preseleccionados suele ser suficiente para generar competencia real sin volver inmanejable la evaluación; invitar a diez solo diluye tu capacidad de dar seguimiento a cada propuesta.
¿Debo compartir el resultado de la matriz de evaluación con los proveedores no ganadores?
No es obligatorio en una licitación privada, pero compartir retroalimentación general (por ejemplo, en qué criterio quedaron por debajo del ganador) suele mejorar tu relación con proveedores que podrías querer invitar en el futuro.